Governance, risk e compliance: una gestione strutturata per le aziende italiane
Il valore strategico di una piattaforma GRC per le aziende
Introduzione
In un contesto in cui l’informazione rappresenta un asset fondamentale e la trasformazione digitale continua ad accelerare, le aziende devono confrontarsi con un quadro normativo sempre più articolato e in continua evoluzione. La protezione delle informazioni, la gestione del rischio e la conformità alle normative non sono più soltanto adempimenti obbligatori, ma diventano elementi strategici per rafforzare la fiducia di clienti, partner e stakeholder. Il rispetto delle normative, sia a livello nazionale che internazionale, richiede oggi processi strutturati, monitoraggio costante e capacità di adattamento, in un contesto in cui nuovi rischi emergono quotidianamente e le regole cambiano rapidamente.
Nel panorama italiano, organizzazioni di ogni dimensione sono chiamate a rispondere a requisiti normativi sempre più stringenti, dal GDPR fino alla recente direttiva NIS2, con l’obiettivo di evitare sanzioni che possono avere un impatto significativo non solo dal punto di vista economico, ma anche in termini di reputazione aziendale. In questo scenario, le piattaforme di Governance, Risk & Compliance (GRC) offrono un supporto concreto, mettendo a disposizione strumenti integrati e flessibili per migliorare la qualità dei processi, rafforzare il controllo e ridurre l’esposizione ai rischi operativi e reputazionali.
Contesto normativo
Le aziende italiane, così come quelle europee, si trovano a dover navigare in un quadro normativo complesso e frammentato, che interessa area quali protezione dei dati, sicurezza informatica, gestione della qualità e tutela dei consumatori. Tra le principali normative di riferimento in questi ambiti, si possono citare:
NIS2 (in vigore da ottobre 2024) – Introdotta per rafforzare la resilienza della sicurezza informatica nelle infrastrutture critiche, impone standard di sicurezza per contrastare le crescenti minacce digitali, estendendo le responsabilità a un numero più ampio di settori e introducendo maggiori requisiti di segnalazione degli incidenti.
GDPR (General Data Protection Regulation) – Regola la gestione e la protezione dei dati personali, imponendo alle aziende di dimostrare trasparenza e di mantenere un controllo rigoroso su come raccolgono e trattano i dati.
DORA (Digital Operational Resilience Act) – Impone alle istituzioni finanziarie dell’UE requisiti di resilienza informatica per prevenire e gestire rischi operativi digitali, inclusi controlli sui fornitori e segnalazione degli incidenti.
Accanto alle normative obbligatorie, molte aziende scelgono di adottare standard internazionali come strumenti di accountability e controllo, volti a garantire sicurezza, qualità e continuità operativa. Tra i principali standard più diffusi troviamo:
ISO 27001 (Gestione della Sicurezza delle Informazioni) – Normativa internazionale che stabilisce i requisiti per i sistemi di gestione della sicurezza delle informazioni, applicabile a tutti i tipi di organizzazioni.
ISO 22301 (Gestione della Continuità Operativa) – Rappresenta uno standard internazionale per prevenire, gestire e recuperare la continuità da interruzioni operative, garantendo la resilienza aziendale e la continuità dei servizi essenziali.
ISO 9001 (Sistema di gestione qualità) – Rappresenta uno standard internazionale per i sistemi di gestione della qualità, orientando le aziende a migliorare i processi, la soddisfazione dei clienti e l’efficienza operativa.
I certificati internazionali non solo consentono alle aziende di dimostrare la conformità alle normative europee, ma contribuiscono anche a rafforzarne la credibilità, assicurando a clienti e partner standard elevati di protezione dei dati e delle infrastrutture critiche.
La difficoltà della conformità normativa
Adeguarsi alle normative rappresenta un impegno significativo a livello organizzativo, economico e operativo. Le difficoltà principali non derivano solo dal raggiungimento della conformità, ma soprattutto dal mantenimento nel tempo dei processi e delle procedure, che devono essere costantemente aggiornati e monitorati.
La gestione simultanea di requisiti provenienti da diverse regolamentazioni può generare inefficienze, carichi amministrativi e maggior rischio di errore. Ogni procedura richiede una documentazione accurata e facilmente accessibile, un compito che assorbe tempo e risorse, soprattutto in assenza di strumenti tecnologici adeguati.
I cambiamenti necessari nella tua azienda
Per rispettare normative come la NIS2 e mantenere certificazioni come ISO 27001 o ISO 22301, le aziende devono rivedere e consolidare i processi di gestione del rischio e di sicurezza informatica.
Alcuni esempi specifici:
- Monitoraggio costantemente del rischio e sviluppo di piani di gestione del rischio che considerino anche minacce provenienti dai fornitori e dai partner lungo la catena di approvvigionamento;
- Garanzia di una gestione efficace degli incidenti di sicurezza, con notifiche tempestive agli enti regolatori in caso di violazioni;
- Garantire la formazione continua del personale sulle misure di sicurezza e dotarsi di un’infrastruttura tecnologica avanzata per la gestione della conformità. Questo significa anche centralizzare il controllo dei processi, aggiornare regolarmente le policy di sicurezza e coinvolgere attivamente tutti i reparti, dal legale alle risorse umane, per assicurare una gestione della compliance integrata e resilientemente allineata agli standard normativi.
Questi cambiamenti rappresentano una sfida significativa per le aziende, specialmente per quelle che non hanno ancora sviluppato un approccio strutturato alla gestione della sicurezza informatica e della compliance normativa.
Le Conseguenze della non conformità
Le sanzioni previste per il mancato rispetto delle normative sono significative e possono avere un impatto devastante, sia in termini economici che reputazionali.
Le aziende che non si conformano potrebbero affrontare multe fino al 4% del fatturato annuo globale o fino a 20 milioni di euro. Questo rende la conformità non solo una questione di protezione, ma una necessità reputazionale ed economica.
Per prevenire eventuali penalità le aziende devono adottare un approccio strutturato e proattivo alla gestione della sicurezza informatica e della compliance.
Strategie chiave per evitare le sanzioni
Effettuare una valutazione completa dei rischi informatici, mappando infrastrutture critiche e possibili vulnerabilità, è fondamentale per la sicurezza aziendale. Un’analisi periodica dei rischi consente di individuare eventuali punti deboli prima che si verifichino incidenti.
Un sistema di Governance, Risk e Compliance (GRC) consente di centralizzare e coordinare tutti i requisiti normativi, monitorare i rischi e avere una visione costante della conformità. Questo approccio semplifica il controllo delle normative applicabili, inclusa la NIS2, assicurando che tutte le misure necessarie siano attuate tempestivamente e in maniera efficace.
Aggiornare periodicamente le politiche interne permette di mantenerle sempre allineate alle normative vigenti e di garantire una gestione efficace della compliance.
Direzione e dipendenti devono essere costantemente sensibilizzati e aggiornati sui requisiti normativi per ridurre i rischi di errori. Investire in programmi di formazione sulla sicurezza informatica, ad esempio, è fondamentale per prevenire errori umani che potrebbero portare a violazioni dei dati.
Assicurare un monitoraggio costante della compliance e il rispetto dei KPI e degli SLA stabiliti, da parte di fornitori e partner, è fondamentale per garantire processi sicuri e conformi agli standard aziendali.
In caso di violazione dei dati o di attacco informatico, normative come GDPR, DORA e NIS2 prevedono l’obbligo di notificare rapidamente l’incidente alle autorità competenti. Ritardi o omissioni possono comportare sanzioni rilevanti, perciò è fondamentale disporre di processi di gestione degli incidenti chiari, definiti e automatizzati.
È fondamentale che le aziende monitorino costantemente le proprie infrastrutture e procedure per garantirne la conformità alle normative. Gli audit regolari, sia interni sia esterni, consentono di individuare eventuali lacune e di correggerle prima che possano generare sanzioni o rischi per l’organizzazione.
Le principali sfide per le aziende includono:
- Assenza di strumenti integrati per gestire la conformità alle diverse normative, come NIS2, GDPR e DORA.
- Insufficiente disponibilità di competenze specializzate e aggiornate in ambito cybersecurity, gestione del rischio e compliance normativa, indispensabili per affrontare regolamenti complessi.
- Sovraccarico amministrativo e legale, che coinvolge tutti gli organi o referenti aziendali, dovuto ai continui aggiornamenti degli standard da implementare rapidamente per garantire report multipli corretti e allineati.
Le aziende italiane percepiscono sempre di più l’esigenza di disporre di sistemi che semplifichino la gestione della Compliance e della Governance, permettendo loro di:
01 – Organizzare la gestione degli adempimenti tramite procedure guidate, assegnando compiti specifici alle risorse aziendali.
02 – Avere a disposizione una soluzione integrata che centralizzi tutti gli adempimenti normativi da gestire.
03 – Generare automaticamente la documentazione corretta da produrre, riducendo errori e tempi di lavoro.
04 – Digitalizzare tutte le evidenze relative agli adempimenti effettuati.
05 – Archiviare centralmente informazioni e documentazione, semplificando l’accesso e velocizzandone la consultazione.
06 – Monitorare lo stato di avanzamento di tutte le attività intraprese.
07 – Attribuire responsabilità chiare a specifiche funzioni aziendali per il rispetto degli adempimenti normativi.
La soluzione GRC: gestione centralizzata di conformità e rischio
Un sistema GRC (Governance, Risk and Compliance) è una piattaforma che aiuta le aziende a gestire in modo integrato la governance aziendale, la mitigazione dei rischi e la conformità a normative e standard, sia interni sia esterni.
Progettato per ottimizzare l’efficienza, ridurre i costi e centralizzare la gestione di aree critiche, un sistema GRC rappresenta la soluzione ideale per rispondere ai requisiti imposti da normative e certificazioni.
Grazie alla sua struttura modulare, il sistema può essere adattato alle esigenze specifiche dell’azienda, riducendo la necessità di verifiche manuali e minimizzando il rischio di errori.
Centralizzazione dei dati
Un sistema GRC consente di raccogliere e analizzare tutte le informazioni relative a rischi e conformità in un’unica piattaforma, offrendo maggiore visibilità, controllo e tracciabilità dei processi aziendali.
Automazione
Le aziende possono automatizzare i processi di controllo, riducendo il rischio di errore umano e velocizzando i flussi decisionali, migliorando così efficienza e precisione operativa.
Compliance continuativa
Consente alle aziende di mantenersi sempre aggiornate sulle normative in evoluzione e di adattare rapidamente le proprie policy interne, garantendo una gestione della compliance continua ed efficace.
GRC: la forza di una piattaforma
Le informazioni sono centralizzate e facilmente accessibili a tutti i team responsabili della compliance, migliorando collaborazione ed efficienza. I dati relativi a rischi e conformità vengono organizzati in modo strutturato e resi disponibili in tempo reale, permettendo di reagire rapidamente a qualsiasi segnale di rischio.
Attraverso un’unica dashboard, i responsabili di settori diversi possono avere una visione completa delle attività di monitoraggio, prevenzione e gestione dei rischi. La reportistica automatizzata semplifica la documentazione richiesta dalle normative, garantendo che l’azienda sia sempre pronta a rispondere ad audit o ispezioni.
Perché implementare una piattaforma GRC è strategico per la tua azienda
01 – Semplifica la gestione delle normative, rendendo il processo di compliance più efficiente e meno complesso.
02 – Rappresenta un’opportunità strategica per migliorare l’efficienza e la sicurezza operativa.
03 – Fornisce un monitoraggio continuo e proattivo, riducendo i rischi di conformità e rafforzando la resilienza aziendale.
04 – Protegge l’azienda da costi imprevisti e minacce reputazionali, assicurando un controllo costante.
05 – Ottimizza le risorse aziendali, limitando i controlli manuali e incrementando la rapidità e precisione dei processi di compliance.
06 – Rafforza la fiducia di clienti e partner, posizionando l’azienda come responsabile e affidabile grazie alla sicurezza delle informazioni e alla trasparenza nei processi.
07 – Permette all’azienda di concentrarsi sulle attività principali, con una gestione della compliance sistematica ed efficace.
08 – Consente di generare report dettagliati e audit su richiesta, fornendo alle aziende tutti i dati necessari per dimostrare la propria conformità in caso di ispezioni o richieste da parte delle autorità. Questi strumenti facilitano inoltre l’automazione delle procedure di notifica degli incidenti, come richiesto ad esempio dalla NIS2, riducendo i tempi di risposta e garantendo la conformità normativa.
La nostra soluzione per una gestione centralizzata della conformità e del rischio
Dalla collaborazione tra noi di GetSolution, società di consulenza che opera da più di vent’anni a supporto delle aziende nell’ambito della Compliance, della Governance e della Cybersecurity, e Asystel-BDF, società del gruppo Econocom, specializzata nella fornitura, assistenza di HW e SW oltre che nella progettazione di molteplici servizi innovativi alle imprese, sino ad applicazioni specifiche per la trasformazione digitale all’interno delle stesse, è nata Complidoo, un’applicazione innovativa, integrata, modulare e scalare che supporta le aziende nella corretta gestione dei processi in ambito GRC.
Complidoo offre un supporto completo all’organizzazione, permettendo una gestione efficace ed efficiente dei rischi legati alle attività aziendali e della complessità degli adempimenti normativi, nonché dei dati ad essi associati, necessari per garantire la conformità alle diverse regolamentazioni. L’applicazione consente l’integrazione con i sistemi di gestione già adottati dall’azienda, gestendo al contempo eventuali specificità del contesto operativo. Complidoo rappresenta lo strumento ideale per la governance aziendale. Infatti, grazie all’interconnessione tra i suoi moduli e a un approccio interdisciplinare, è possibile implementare un sistema di gestione integrato e coerente.
Moduli Base
- Definizione di Ruoli e Responsabilità
- Definizione delle Misure di Sicurezza
- Modulo OnBoarding & Qualification Fornitori
- Modulo per Monitoring & Auditing
- Modulo per il Risk Management
- Modulo per la Gestione degli Incidenti
- Modulo per la Gestione delle Risorse
- Modulo per la Gestione delle Azioni Correttive/Segnalazioni
Moduli Aggiuntivi
- Modulo per la Gestione Documentale(Archivio e Conservazione)
- Modulo per la Gestione RdC
- Modulo per la Gestione Contrattuale
- Modulo per la Gestione delle Comunicazioni
- Modulo per la Ondemand